Le Versement

Le versement des archives vers les serveurs de CDC Arkhinéo peut se faire via plusieurs moyens et applique un mécanisme spécifique pour faire face à ses engagements.

 

 

WEB.API

Depuis vos applicatifs métiers (grâce à l’intégration d’appels aux fonctions de notre Web API de type REST) connectés à la plateforme de CDC Arkhinéo. Dans ce cas, le versement de vos documents sur notre plateforme se fait automatiquement et ne nécessite aucune intervention manuelle.

 

PORTAIL MYARKHINEO

Une fois les documents générés par vos applicatifs métiers, vous déposez manuellement les documents à archiver grâce au portail de versement MyArkhineo. Pour chaque document, l’utilisateur effectue un «upload » du document après avoir saisie les métadonnées indispensables à l’identification du fichier. Les métadonnées sont des mots clés permettant de classer les documents. Par exemple date de création, type de document, auteur, référence document, dossier, n° de pièce, n° de compte etc…. Ils sont définit selon votre logique métier et les types de document concerné.

 

 

DS.CONNECT

Via l’application de DocuSign. Le connecteur établi entre les deux applications permet de verser automatiquement les documents signés depuis l’interface DocuSign sur les plateformes CDC Arkhinéo.

 

 

CLOUD ACCESS FOR SALESFORCE

Via l’application Cloud Access for Salesforce.com. Le connecteur établi entre les deux applications permet de verser les documents depuis l'interface Salesforce sur les plateformes CDC Arkhinéo

 

 

La validation au moment du dépôt 

Une fois le document versé depuis vos applicatifs métiers ou le portail de versement MyArkhineo, deux vérifications sont effectuées par le SAE sur le dit document :

 

1. Vérification des métadonnées

Le SAE vérifie que toutes les métadonnées définies comme étant obligatoires sont bien indiquées garantissant que le document sera identifiable et retrouvable via celle-ci.

2. Vérification du format et de la taille du fichier

Afin de garantir la lisibilité du document dans le temps, nous recommandons vivement d’archiver vos documents dans des formats standards, normalisés et pérennes.

 


Quelques précisions sur la vérification du format et de la taille des fichiers

CDC Arkhinéo fournit une liste de formats préconisés. Si vous choisissez un ou plusieurs formats figurant dans la liste fournie par CDC Arkhinéo, nous serons alors en mesure d’appliquer le traitement de vérification et de validation du format de chaque document électronique confié; ainsi que procéder au rejet des documents électroniques invalidés selon des modalités établies entre vous et CDC Arkhinéo.
Si vous choisissez un ou des formats ne figurant pas dans la liste des formats préconisés, CDC Arkhinéo sera en mesure de les conserver conformément aux engagements contractuels de responsabilité, mais ne pourra pas appliquer le traitement de validation de ceux-ci lors de leur versement. Il est important de noter que l’utilisation de formats non standards est susceptible de remettre en cause la pérennité des documents en termes de relisibilité dans le temps.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez obtenir la liste des formats préconisés.

3. La construction de l’archive :

Une fois les documents validés, chacun d’entre eux se voit apposer :

Un Horodatage : le document déposé se voit attribuer une date certaine de dépôt.
Un IUA : Identifiant Unique d’Archive (propre à chaque archive)
Un Calcul d’empreinte : il est réalisé via l’application d’un algorithme sur le document confié ainsi que sur ses métadonnées. Une empreinte est propre à chaque document et elle est unique (deux documents ne peuvent pas avoir la même empreinte). Le résultat obtenu lors de ce calcul sera réutilisé lors des contrôles d’intégrité périodique et lors de chaque consultation.

Une fois ces éléments (horodatage, IUA et calcul d’empreinte) appliqués au document, on y ajoute également les métadonnées administratives imposées par les normes AFNOR et ISO en vigueur. L’archive est ainsi constituée.

Pour des raisons de sécurité, l’archive est constituée simultanément sur 4 supports répartis sur deux sites distants.

4. Scellement :


Afin de rendre l’archive non-modifiable, un scellement en plusieurs étapes est réalisé :

-   Chainage des archives
Grâce à sa technologie Blockhinéo mise en place en 2009, CDC Arkhinéo procède au « chainage » des archives confiées. Il s’agit de constituer un ensemble indissociable de preuves interdépendantes. CDC Arkhinéo crée ainsi une chaîne d’archives (chaque archive contient dans son scellement, la référence et l’empreinte de l’archive la précédant chronologiquement), rendant absolument impossible la substitution, l’insertion ou la suppression d’une archive sans que cette action ne soit tracée et visible. Le client dispose ainsi d’une garantie supplémentaire de leur valeur probante et de la conservation intègre de chacune de ses archives.

-   Signature de scellement 
Le scellement est un fichier de signature électronique au format XAdES comportant le document archivé, ses métadonnées. Les informations relatives au dépôt de l’archive, et le cycle de vie de l’archive.

-   Journal de cycle de vie 
Toutes les informations relatives à l’archive (versement, consultation, prorogation de durée de conservation, destruction, restitution) sont consignées dans un journal, accessible et conservées dans les mêmes conditions que les archives.

Ces mécanismes appliqués à chaque document archivé permettent de garantir la pérennité, l’intégrité et la traçabilité des documents.