OFFRE

+ Comment assurez-vous la pérennité des documents confiés ?

CDC Arkhinéo dispose d’une liste de format que nous préconisons. Si vous souhaitez obtenir cette liste n’hésitez pas à nous contacter.

+ Combien de temps faut-il pour installer un service d’archivage électronique ?

En moins d’une semaine, votre Système d’Archivage Electronique peut être opérationnel.

+ Combien de temps CDC Arkhinéo conserve-t-il mes archives ?

En fonction de la durée légale de conservation (10, 20, 30 ans et plus).

+ Est-il possible de récupérer mes archives à tout moment ou uniquement à la fin de mon contrat ?

Les deux options sont possibles. Les données et documents archivés dans le Système d’Archivage Electronique sont votre propriété exclusive. CDC Arkhinéo s’engage à vous restituer l’intégralité des documents archivés et les éléments de preuve associés.

+ Je souhaite archiver des documents, mais non les consulter en ligne. Est-ce possible ? Combien cela coûterait-il ?

Oui, c’est possible. Dans ce cas, vous ne prenez que le service de consultation et ne souscrivez pas aux solutions de consultation.

+ Puis-je récupérer mes archives à la fin de mon contrat ?

Oui. Les données et documents archivés dans le Système d’Archivage Electronique sont votre propriété exclusive. CDC Arkhinéo s’engage, si vous le souhaitez, à vous restituer l’intégralité des documents archivés (et les éléments de preuve associés) à la fin du contrat.

+ Faut-il acquitter une maintenance annuelle ?

Non. La facturation est mensuelle en fonction de la volumétrie capturée, la maintenance est comprise dans le service.

+ Est-il possible d’archiver systématiquement tous les documents d’un type précis quel que soit l’utilisateur ?

Oui. Le système d’archivage peut être complètement automatisé et l’équipe de CDC Arkhinéo et ses collaborateurs sont là pour vous aider à clairement définir vos besoins.

+ Puis-je archiver 20 To de données 1 fois par an ?

Oui. Nous vous proposons alors un contrat « reprise d’historique ».

+ Du fait de la nature de mon activité, j’ai des pics de productions de documents et des pics de demande de restitution à certaines époques de l’année, lors de ces moments-là, votre solution sera-t-elle toujours aussi efficace ?

Oui, les performances du système sont indépendantes de la volumétrie (nous recevons – moyenne 2016 – 12 archives/seconde et avons déjà connu des pics de charges à plus de 34 archives/secondes

+ Comment faire pour définir les droits d’accès ?

Vous les définissez avec l’aide de l’équipe du support technique de CDC Arkhinéo.

+ Puis-je déterminer qui à l’autorisation de consulter les archives en ligne ?Si oui, puis-je définir des niveaux d’accès en fonction des besoins ou des prérogatives hiérarchiques ?

Oui. La politique des droits d’accès se détermine au moment de la mise en place du service. CDC Arkhinéo vous aide à la définir en fonction de vos besoins.

+ Puis-je, selon le type de document (courriel, facture, bulletin de paie, etc.) définir des modalités d’archivage différentes (automatique, manuelle) ?

Oui. Notre service d’archivage est totalement modulable en fonction de votre problématique et besoins.

+ Comment faire pour choisir les critères d’indexation (métadonnées) qui me permettront d’archiver et de rechercher mes documents ?

CDC Arkhinéo a défini des critères d’indexation des familles courantes de documents telles que les factures, les bons de livraison ou les contrats. Cependant ces critères peuvent être adaptés en fonction de vos besoins spécifiques. De nouveaux critères peuvent aussi être créés.

+ L’un de mes employés qui s’occupait du suivi de l’archivage quitte la société, comment est-ce que je fais ?

Il vous suffit de modifier les droits d’accès afin de mettre votre Système d’Archivage Electronique à la disposition d’un autre salarié.

+ Puis-je archiver seulement les documents que je juge importants (de façon manuelle) ?

Oui, grâce à notre solution MyArkhinéo vous pouvez archiver manuellement vos documents directement sur un portail web.

TECHNIQUE

+ Que se passe-t-il en cas de défaillance de mon Système d’Archivage Electronique ?

Le système est conçu pour qu’il n’y ait pas de défaillance. Les systèmes d’archivage fonctionnent sur une triple redondance des serveurs sur les sites et une triple redondance des sites. Quoi qu’il arrive, votre Système d’Archivage Electronique est toujours opérationnel.

+ Sous quel environnement informatique fonctionne le Système d’Archivage Electronique ?

Le Système d’Archivage Electronique est une solution fonctionnant sous environnements Unix et Linux.

+ CDC Arkhinéo procède-t-il à la signature électronique des documents ?

CDC Arkhinéo appose sa signature automatiquement dans l’objectif de sceller le document. Cependant, cette signature est interne et ne peut se substituer à la signature par laquelle vous manifestez un consentement sur un contrat ou « certifiez » que vous êtes l’émetteur d’un document (facture, bulletin de salaire etc.). Il s'agit ici un "scellement" de vos archives afin de les rendre inaltérables.restituer l’intégralité des documents archivés et les éléments de preuve associés.

+ Mon système informatique est déjà saturé, la solution du Système d’Archivage Electronique ne va-t-elle pas aggraver cet état de fait ?

Le Système d’Archivage Electronique est indépendant de votre système, il n’y a donc aucun risque d’engorgement supplémentaire.

+ Quelle doit être la configuration des ordinateurs de mes collaborateurs ?

Il n’y a pas de configuration nécessaire pour les postes, seuls les codes d’identification (que vous avez définis) et un accès à Internet sont nécessaires pour consulter les archives.

SECURITE

+ Les documents que je souhaite archiver dans le Système d’Archivage Electronique sont extrêmement importants. Est-il possible d’avoir une authentification plus éprouvée qu'un simple login et mot de passe ?

Oui, le login et le mot de passe représentent le premier niveau d’identification. Des niveaux supérieurs de sécurité dits « authentification forte », peuvent aussi être mis en place, selon vos besoins (par exemple authentification multi-facteurs etc.)

+ Les documents que je veux archiver sont confidentiels. Comment être certain qu’ils ne seront pas lus par une tierce personne ?

Les documents ne sont jamais ouverts, cela garantit la totale confidentialité des informations qu’ils contiennent. Le processus de calcul d’empreinte se réalise en code binaire h-coding, sans aucune reconnaissance possible de la syntaxe, de la sémantique ni du codage. C’est l’un des engagements de CDC Arkhinéo en tant que Tiers Archiveur, cela donne une preuve d’intégrité à vos documents.

+ Je décide d’archiver mes documents dans mon Système d’Archivage Electronique, comment être sûr que mes documents sont bien archivés ?

Vous recevez à votre convenance, un accusé de réception qui recense tous les documents archivés dans le Système d’Archivage Electronique. Vous êtes ainsi assuré que vos documents sont bien archivés chez CDC Arkhinéo et disposez d’un outil de traçabilité.

+ Puis-je modifier ou détruire un document archivé dans le Système d’Archivage Electronique ?

NON. Le document archivé ne peut pas être modifié. Cependant, vous pouvez travailler sur une copie que vous pourrez modifier et qui pourra, à son tour, être archivée dans le Système d’Archivage Electronique. Cette copie est considérée comme un autre document, puisqu’elle est différente du premier ou archivée à une date différente (horodatage).

LEGAL

+ CDC Arkhinéo répond-il à la norme AFNOR Z 42 013 ?

Oui, le service Système d’Archivage Electronique de CDC Arkhinéo respecte cette norme (qui a été révisée en mars 2009). Notre service est certifié NF 461 (certification qui répond à cette norme et à son équivalent international ISO 14641-1)

+ Garantissez-vous la conformité avec les normes de sécurité ?

Oui, CDC Arkhinéo est certifié ISO 27001. Cette certification atteste l’ensemble des moyens liés à la société concernant les exigences du Système de Management de la Sécurité et de l’Information (SMSI).

+ Un document numérique archivé dans le Système d’Archivage Electronique a-t-il une valeur juridique ?

Oui, si l’original est numérique. Si l’original est sous format papier, l’archive numérique détient également une valeur juridique.

+ En l’absence d’un original papier (perte ou destruction), l’archive numérique peut-elle s’y substituer ?

Oui, depuis le décret du 5 décembre 2016 (Article 1379 du code civil) et l’arrêté du 22 mars 2017 une copie numérique est présumée fiable à partir du moment où la copie résulte d’une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps (des exigences techniques strictes sont à respecter quant aux conditions de numérisation).